since 2016-12-27
UpDate 2017-1-18( G Suite利用による大会運営)
G Suiteの利用
県協会の書類をクラウド上の書類倉庫（gドライブ）に保管、協会運営の共有書類として利用できるようになります。
参考URL：
< G Suite 利用規約>
https://gsuite.google.com/intl/ja/terms/2013/1/premier_terms.html
参考図書
https://play.google.com/books/reader?id=_Iv6CgAAQBAJ&printsec=frontcover&output=reader&hl=ja&pg=G
参考図書
https://play.google.com/books/reader?id=_Iv6CgAAQBAJ&printsec=frontcover&output=reader&hl=ja&pg=G
HP運営上での利用
県HPは、HP担当のgoogle社の無料アカウントでgoogleのサービスを利用したシステムです。
協会からの書類（協会から大会開催要項や各種案内、写真データ 、サークル紹介のマップデータ、協会カレンダー情報）はすべて個人のgドライブに保存されいます。
個人IDでは個人のデータ（県協会以外の書類や個人の写真）と協会の書類や写真は混在します。
そのため、個人IDのパスワードを第三者に渡すことができません。
協会アカウントの利用が可能になりましたので、HP関連では下記作業進めています。
- HPの画像や関連書類を協会管理のgドライブに画像（大会写真等）や書類（開催要項等）をコピー （個人データと協会データの分離）
- サークル紹介の 地図情報を 個人IDから 協会IDを追加
- 全Bloggerの管理者に協会ID追加 （2名管理者制へ移行）
なお、この変更で、HPの見え方が変わることはありませんが、協会IDのパスワードを次期HP担当へ渡すことで、HPの運営を引継ぐことができます。
★参考URL
< HP運営：県協会Webの構造＆コンテンツ>
注意：
現在のドメイン登録の内容は下記参照できます。
< whois infomation>
協会運営上ので利用
以下の内容は HP担当の私案です。
１）協会書類の一括管理
現在 書類は各委員会の長のPCドライブ等に保存されています。協会管理のgドライブに保存することで下記メリットが考えられます
a）安全管理（パソコンのクラッシュ、自然災害で破損等）が可能.
b)共有設定をきめ細かく行うことで、各委員会、協会運営する理事毎 協会会員全員との 間で 書類の共有が可能ととなる。 （添付方式での書類の拡散を防止可能）
ｃ）担当者が変わった場合の引継ぎが 書類の共有設定変更だけで行うことができます。
各フォルダー内の書類は下記の三種類に分類できます。
●HPの関連書類（一般公開）
●協会運営のための書類（限定公開）
●各委員会の個別の書類（非公開）
詳しくは Ｇ Ｓｕｉｔｅ 利用による大会運営
２）書類のの伝達をメール添付方式からgドライブ保存による伝達方式へ
添付された書類は受信者の書類になります。固定化された書類（議事録や確定した大会要項）は問題がないが、内容が変わっていく書類（協議中の書類）には不向きです。なぜなら発信側での最新版の書類を送信したい場合 何度でもメールで送る必要があるあからです。解決方法は、書類の所有者（作成元）が gドライブ保存し、そのリンク連絡することで解決されます。
３） Microsoft ワードやエクセル から googleドキュメントへの移行（協同編集方式へ）
Microsoft ワードやエクセルは共有という観点から使用をできるだけ少なくすべきです。
協会内の書類を 各理事で分担して作成する場
合（大会プログラム等共同編集）や、各大会の進捗状況のように、各理事で共有できない場合、協会運営上マイナスに働くためです。
★参考URL
４） 協会 ｇドライ
ブ利用例
今回の契約は「一ユーザー契約」です。 従って利用できる協会googleアカウントは一個です。
関係者は 個人でgoogleアカウントを取得する必要があります。
協会管理gドライブの中に設定する共有フォルダー（アイテム）例
No
|
googleアカウント
|
共有者
|
gDrive内 (30GB)
folder名
|
書類名
|
1
|
admin
@kbta.jp
|
特権管理者
（現在）HP担当
|
全ドライブ
| |
3
|
cbv53022
@gmail.com
|
HP担当
|
HP担当
|
HP運営のための
書類保管
|
4
|
総務委員長
|
総務委員会
| ||
5
|
全理事
（限定公開）
|
協会運営
|
総務委員長からの送信書類
| |
6
|
全協会会員
|
HomePage
|
HP関連の書類
| |
7
|
会計担当
|
会計担当
| ||
8
|
県協会事務局
|
県協会事務局
| ||
9
|
指導委員長
|
指導委員会
| ||
普及委員長
|
普及委員会
|
※この割り当は、G suite特権管理者の権限が必要です。
個人gドライブと協会gドライブの関係
管理者が、協会のgドライブにフォルダーを作成し、特定のメンバーに共有設定を割り当てます
共有設定されたメンバーのマイドライブの共有アイテムの中に協会gドライブのフォルダーが表示されます。各メンバーは協会のgドライブのフォルダーを自由に利用できます。
★参考URL
<共有フォルダの作成>
５） 応用例 （改善提案）
書類の保存庫として利用する他に、いくつか応用例可能と思われます。
◆大会プログラム作成での利用
例えば、選手権大会の場合、 a)表紙、b)役員名簿、c)大会要項、d)ドロー表、e)時間割 から成り立っています。 作成者が複数に渡っています。共同編集が必要な書類 で最終的には印刷される書類です。印刷する前にＰＤＦ化しておくことで 複数のメンバーでチェックしあうことができます。
※PDF Mergyの利用で複数のＰＤＦ を一個のＰＤＦに可能
（googleドキュメントでa)表紙、b)役員名簿、c)大会要項 作成、googlスプレッドシートで d) ドロー表、e )時間割を作成し 夫々PDF化してマージ）
◆参加申込書 （限定公開）
現在手書き（またはエクセル表）で各支部協会が参加者を募り事務局に申し込んでいます。 協会のgドライブに 申し込み書（白紙）を保存し、各支部協会にネット上で書き込むことで、誤り防止、紙代、通信費 さらに事務局側の作業が大幅に減じることができます。
※googlスプレッドシートで作成した例： (各支部協会の事務局にアクセス権限付与）
◆ 大会運営共有書類 （特定メンバー（県理事）のみアクセスできる書類）
県協会役員大会 出欠簿 （大会運営 役員名簿作成 基礎資料）
大会実行確認チェック表 （分担の明確化、 進捗管理）
・・・・・・・・・・・・
◆HomePage 関連書類 （一般公開）
※上記の書類は 全てgoogleドライブの（HomePageフォルダー）に保存。
◆協会運営 関連書類 （限定公開） 各理事で情報共有が目的です。
※上記の書類は全理事に対して 過去 理事会で配布、総務委員長（県協会事務局）からメール等で配布されている書類。
*1: このブログはHP担当が、県協会から メール（添付）で送られてきた書類を見やすくするためにHP担当が作成しています。
since 2017-1-16
G Suite利用による大会運営
大会運営は 下記のような、大量の書類、沢山の理事で運営されてます。
従来の方式と Ｇｓｕｉｔｅサービス利用による方式の違いを表にまとめると下記のようになります。
従来方式
|
Ｇｓｕｉｔｅ方式
| |
書類の保存先
|
各担当理事の ＰＣ
|
クラウド（ gドライブ）-(link)-協会運営ブログ
|
共同作業は
|
書類を作成 メール印刷 修正
（会議主体で運営）
|
共有書類で 共同編集 （印刷コストを減）
（ネットで運営） （会議の回数減） コスト減
|
大会運営の流れ
作業項目
|
関連書類名
|
G suiteサービス
| |
１
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要項の決定
|
開催要項書
|
gDoc or gSH
|
２
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参加者募集
|
HP公開（告知、オンライ入力 ） 参加申込書
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gBlog gDoc
|
３
|
参加者とりまとめ
|
Ｈ参加者名簿 ドロー表 時間割表
|
gSH
|
４
|
予算作成
|
予算表、賞品 。。。。
|
gSH gDoc
|
５
|
大会プログラム
|
表紙・大会要項・役員構成 参加者（ドロー表）
|
gSH (Doc) PDF-Margy
|
６
|
大会実行確認
|
確認書チェック表、関連書類
|
gSH (Doc)
|
７
|
大会実行
|
大会運営各種書類 写真
|
gSH (Doc)
|
８
|
大会結果まとめ
|
実算表 成績表 写真編集
|
gSH gPICASA
|
９
|
ＨＰ掲載
|
Blogページ（コメント写真・成績表） ＆ 審査 公開
|
gBlog
|
|
（大会運営書類）
「賞品手配書」 ＜== 「参加者名簿」
「役員弁当」 ＜== 「役員構成」
「会場レイアウト」
「横断幕」 ==＞（印刷依頼）
（ 大会実行 ）
「当日分担表」 ＜==「役員構成」
全会員＜＝（ＨＰ）＝ 「大会写真」 ＜＝（写真編集選択）==（撮影）
理事＜＝（印刷）＝ 「反省事項」 ＜== （反省会）
「その他書類」
|
記号説明 「。。」: 共有書類
保存場所 協会Gdrive￥協会運営（フォルダー）￥大会名（フォルダー）
（オーナーは編集権所有者、閲覧権 の付与権あり）
アクセス方法 全県会員（ＨＰ経由・一般公開） 、理事（協会運営プログ経由・限定公開）
◆ ヒント集 （googleのサービスの利用）
県協会運営で 使用できそうなプログラム（web app) が多数あります。
以上
G suite 利用によるコスト
今日現在（2016-12-28) google社への申し込みプランは 「フレキシブルプラン 1ユーザー」で600円/月 （年間 ６００ X 12ヶ月）です。
アカウントは一個です。（メールアドレスは一個のみ、gドライブ容量は３０GB）
参照リンク：
< G Suiteの料金>
G Suite ご利用時の領収書・請求書 （以下はgoogl社からのメールです）
G Suite ご利用時の領収書と請求書は、管理コンソール上で確認と印刷が可能でございますが、確認と印刷ができるのは有償期間に入ってからになります。
ヘルプ記事を記載いたしますので、ご参照していただけましたら幸いです。
< 領収書の表示と印刷 >
< 請求書や取引明細のダウンロード、印刷 >
G suite 申込について
G Suite 申し込みに際し、google社のサポートをうけて下記のことを実施しました。
既得済みのドメイン(kbta.jp)を利用して行ったこと。
１） ドメイン䛾確認確認 メールの使用に認定の実施し、「*@kbta.jp」の有料アカウント取得
関連書類：
２）有料版と無料版の相違
● サービス稼働率を 99.9% 保障 (SLA)
● Gmail や Google カレンダーなど Google サービスを独自ドメインで利用
● 24 時間 365日本語による電話やメールでのサポート
● 携帯端末セキュリティ管理やツール設定などを 1ヶ所から行える管理機能
● 保存容量無制限や詳細な監査ログ提供
３）サポート
Google Cloud Connect 日本語サイト ( http://goo.gl/Zjr3dH ) から、G Suite の最新情報や以下のようなユーザーおよび管理者向けコンテンツの一覧にアクセスできます。
G Suite 管理者用 ヘルプ: http://support.google.com/a/?hl=ja
ユーザー ラーニング センター: https://apps.google.jp/learning-center/
G Suite ユーザー会: http://www.appsusers.jp/home
４） 県BT協会での運用上の注意点
今回の申し込みは 一ユーザー契約のため入手したアカウントは「特権管理者」を兼ねます。
そのアカウントで 支払管理、G suite全管理機能を利用できますので、扱いには協会として注意が必要です （現在 個人のクレジットカードで引き落としを実施で申し込み中）
＜ G suite 管理者機能 ＞ https://support.google.com/a/search?q=%E7%AE%A1%E7%90%86%E8%80%85%E6%A8%A9%E9%99%90&count=16’０
以上
